Gesendete Elemente in Shared Mailbox

Das standardverhalten von MS 365 (Outlook/Shared Mailbox) ist, eine gesendete Mail über die Mailbox des Benutzers zu senden und in dessen “gesendete Elemente” abzulegen. Um das zu ändern sind einige schnelle Handgriffe an der PowerShell hilfreich.

Verbindung zu Exchange Online

Nach dem Öffnen des Terminals oder der PowerShell der Wahl (Terminal.app, iTerm.app, Windows Terminal etc) die PowerShell aufrufen und am entsprechenden Tenant anmelden.

Die Anmeldung, ruft ein Browserfenster auf, in dem - die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt - die Authentifizierung erfolgt.

Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName berechtigte@person.de

Passwort am Web-Browser-Prompt eingeben.

Freigegebenes Postfach berechtigen

Lediglich zwei Befehle sind abzusetzen um die Shared Mailbox so zu konfigurieren, dass die Mails auch den gesendeten Elementen des freigegeben Postfachs abgelegt werden.

Set-Mailbox shared@mailb.ox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True
Set-Mailbox shared@mailb.ox -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Das ist alles, abgesehen vom ordnungsgemäßen Abmelden nach getaner Arbeit.

Disconnect-ExchangeOnline

Zusammenfassung

Eine schnelle Anleitung um das Standardverhalten beim Senden von Mails aus einer Shared Mailbox zu ändern. Gerade in Teams, die über eine Mailbox arbeiten (zB im Service) ist die Nachvollziehbarkeit elementar. Es hilft hier sehr, gesendete Mails in der Shared Mailbox, gesendete Elemente zu behalten.