Mails automatisch weiterleiten mit Exchange Online

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In Zeiten von Prozess-Automatisierungen kommt häufig die Anfrage nach dem automatisierten Weiterleiten von Mails, anhand bestimmter Kriterien und Filter. Der häufigste Fall ist das automatische weiterleiten in Exchange Online (Microsoft 365) für den Rechnungseingang. Idealerweise wird dabei nur eine Empfängeradresse rechnung@deine-domain.tld eingerichtet und kommuniziert. Die Zieladresse wird sowohl von intern als auch extern adressiert und leitet Mails an nachgelagerte Systeme weiter, z.B. Buchhaltung (DATEV) oder Rechnungsprüfung (CANDIS).

Das hört sich unheimlich einfach an. Der erste Gedanke ist das Einrichten einer Regel im Outlook Web Access (https://outlook.office.com/mail/) . So eine Regel kann beispielsweise so aussehen, dass eine Mail bei Eintreffen auf “Von:” hin gefiltert wird, meist in Verbindung mit einem Schlüsselwort. Zum Beispiel „Rechnung“ und/oder weiteren Schlüsselwörtern im Nachrichtentext, wie “Name der Organisation: Contoso Inc.”. Die Bedingungen sind dann die Weiterleitung an die ziel@adres.se . Ich markiere diese E-Mails in der Regel noch als gelesen, lösche diese oder verschieben sie auch gerne mal. Hier begrenzt nur der Filter die Phantasie.

Überraschung

Das Ergebnis dieser Aktion wird aber eher überraschen. Wenn der Administrator hier nicht vorgebaut hat, wird es zu einem Bouncen der Mail führen.